業務改善とは?業務改善のポイントと考え方

業務効率を上げる分析
目次

業務改善とは

業務改善、この言葉をよく耳にすると思いますが、皆さんのイメージされる業務改善は何をイメージして、何をするべきなのか?理解されていますでしょうか?

業務改善、響きは物凄くよく聞こえますが、本当の作業は泥臭くコツコツ積み上げる事で、業務改善が成立していきます。つまり部分的な改善は成立せず、全社・部内・課内などそれぞれの業務の見直しをする事で業務改善につながります。

経営者が命令して・・・

経営者が労働者に対し、生産性が悪いから「業務に対する業務改善しろ」と命令を飛ばしてしまうと、従業員(労働者)の方では、「何かしなければならない」、しかし自分を評価して貰う為には結果を残したい。しかし自分の仕事を犠牲にしたくないなど、一体何をしたら良いかわからないので、その為に課題を検討する会議が開催されたりされています。

責任者が意識すること

先ずは、小さな業務改善から着手していくことをお勧めします。

グループや班の業務から見直してみる

先ずは小さな組織での行動=業務を見直してみましょう。

可視化して検証

小さなグループの分析から始めるには、各作業工程の可視化する事から始めましょう。

いきなり課題を抽出してみたり、特定するのではなく現状の工程(業務プロセス)を可視化する事に努めましょう。

プロセスの手順

本来、各組織や業務プロセス・手順・システムなどを、モニタリングしながら、時により見直しに向けた検討・分析を実行する事で、違和感や工程の重複などを抑制するタイミングなります。

業務改善を日常に取り組む

より効率的な方法を見つけるには、現状取り組んでいる業務のモニタリングが必要になります。日常のモニタリングでは、「数量」「時間」「人数」などデータを入手しておく事で、業務プロセス変更をした際の計測に使用し効果の算出に使用します。

定期的に業務の見直しを行う

経営者や責任者から、わざわざ業務改善の号令をかけなくても、モニタリングを行う事が習慣になっておれば日々工夫をしながら業務を進める現場が育っていきます。敢えて業務改善を実施しなさいと指示をしなければならない状況に陥る企業の特徴として、全てマニュアル行動による統制を敷かれている傾向があります。

マニュアルの更新も適時必要

経営者や部門責任者は、従業員に対し出来るだけ日々のルーチン業務を熟す事に重きを置き、マニュアル通りの作業を望むことが多いです。例えそのマニュアルに非現実的な作業や余計な工程が織り込まれていても、マニュアル通りに進める風潮では新たな改善の取り組みは浸透しない傾向にあります。

ムダ・ムリ・ムラを無くす

本来、業務改善の取り組みとしては、企業や組織が競争力を維持・成長を遂げるために必要なプロセスとなりますので、常に工夫や考える事で生産性の向上が図れます。また新しい工程や作業についても順次見直す事で、業務の無駄・無理・ムラをなくし業務の安定稼働に貢献します。

業務改善のポイント

1.プロセス分析とマッピング
2.目標の設定
3.技術の活用
4.従業員のトレーニング
5.フィードバックの収集
6.継続的改善
7.リーダーシップの重要性

業務改善は、組織全体の効率性や競争力を向上させるために重要なプロセスです。
従業員の協力と積極的なリーダーシップのもとで行われることが、成功の鍵となります。

業務の分析とは

新しく職場に配属になると手順書や、先輩からの教えで業務を覚えていくと思いますが、その過程で間違った工程や作業を教えてしまい、その間違いや余分な作業が標準化されている事も少なくはありません。

そんな現場に対し、業務改善の指示を出しても、抽出方法を間違えたり現場作業の洗い出しを見逃していたり、この業務は間違いがないと認識してスキップする事も少なくはありません。

業務課題や改善は、まず取り組み方を説明して現場に改善を定着させて行くには、教育も実施していかなくては成立しません。

業務の出口の改善より入口に重きを置く

例として多いのは、業務の出口側での効率化や業務改善に着手する事が多く、入口の方は全く手付かずな事が非常に多いです、ほぼ8割強が出口付近の改善で満足し、これ以上やる事は「無い」と自負されている方が多いですが、前提条件を外していくと、効果のある業務改善を行う事が出来ます。

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