業務改善とは？できることやメリット注意点を解説！｜業務改善コンサルティング

近年、企業や組織において、業務の改善や効率化が求められるようになり、その需要に応える形で「業務改善コンサルティング」というサービスが注目を集めています。

本記事では業務改善コンサルティングができること、依頼するメリット、依頼時の注意点や選び方などを解説していきます。

代表の折原は様々な経験と上場達成や業務改善を経験しており、主に1994年大阪伊丹空港から関西空港に引越し及び開港準備PJ、2002年トラック輸送からモーダルシフト事業のサポート、2006年総合物流企業による民事再生企業の業務改善／事業拡大・IPOイグジットサポート、2014年財閥系企業によるM&A3社サポート、2016年美容健康器具メーカーIPO推進サポート、2017年美容器具メーカーによるでマザーズ上場、2019年ソーラーエネルギー事業によるIPOサポート、2020年総合不動産会社によるTPM上場、2020年健康アパレルのスタートアップベンチャーによりIPOサポート、2022年電子チケット会社のIPOサポート、2022年上場会社の適合計画に準じた経営サポート、2023年フードロス撲滅PJサポート、2023年広告取扱企業のIPOサポート、2023年創薬研究所のIPO準備サポートなど手掛けた実績がございます。

IPOに向けた準備から、IPO後のアドバイスも行っております。IPOを目指さなくても、業務の整理・課題解決を行う事で生産性が向上し従業員の定着も実現可能です。

業務改善コンサルティングとは？

業務改善コンサルティングは、企業や組織において、業務プロセスや業務フロー、システムの導入・改善などを見直し、効率化やコスト削減、品質向上などの業務改善を支援することを指します。

株式会社Gronでは、まず経営者から現状の課題感を伺った上で、実際に各現場に出向き責任者や作業者の方から丁寧なヒアリングを行います。その上で経営者が考える課題と実際に発生している経営課題を探り、現場や経営者による要望に沿う形で業務改善方法を可視化、最善の方法を導き出す伴走型のサポートを行っております。

業務改善コンサルティングができること

では具体的に業務改善とはどのように行うのでしょうか？

説明していきたいと思います。

業務プロセスの可視化

まずは業務についてのブリーフィングを行い、事業の全体像を把握します。その後、現在会社で発生している問題や改善点を洗い出し、可視化していきます。

この場合の可視化とは、各プロセスのつながりや全体の作業工程などを目に見える形にすることです。マニュアルや業務分担表、業務フロー図などがあるとスムーズに可視化を行うことができますが、社内で用意されていない場合などにはヒアリングが中心となるケースもあります。

弊社の場合はコンサルトがヒアリングを行い可視化～最終的な提案までを行いますが、コンサルティング会社によっては研修に参加し自社で可視化を行うこともあります。具体的にどのような方法で業務の可視化を行うかは依頼するコンサルティング会社によって異なるため確認をしておきましょう。ヒアリング、研修など手段は変わるものの、正しい業務フローが構築されているのか判断するためには「QCD(Quality：品質、Cost：費用、Delivery：納期)」の観点で考えることも重要なポイントです。

業務課題の特定

業務課題の特定には可視化の際に作成した手順書やフロー図などの業務資料や社内でのヒアリングで得た業務上の課題などをもとに問題の本質を見極めていきます。

その際に使う整理法には、問題を関連した要素ごとにツリー上に分解していくロジックツリーや、機能別に事業を分類し各工程の付加価値を把握するバリューチェーン分析などがあります。

業務プロセス

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改善案の提案

今までの分析をもとに依頼主や職場全体の声を踏まえた改善案を作成します。業務フローの改善案によってこれまでとは異なる進め方で業務を行うこともあります。この際に現場の抵抗にあうことも多くみられますが、業務改善案によってどのようなメリットがあるのか、改善しなかった場合のデメリットなどを分かりやすく伝えるためのサポートも業務改善コンサルトの仕事の一つです。

効果測定

今までの取り組みの最後に、業務改善案によってどれほどの効果が得られたのかを測定・分析します。求めた目標を達成していた場合には業務改善は成功したといえるでしょう。定めた結果が求められなかった場合には再度何が全体の進行を妨げているのかを明確にしていきます。そのうえでボトルネックとなっている箇所への改善案を検討します。

業務改善コンサルティングは、PDCA(Plan→Do→Check→Act)の繰り返しとなるのです。またその施策の中でコストカットができる箇所が発見できるケースや、業務効率を向上させるために新たなソフトウェアの採用などを検討することもあります。

働き方の多様化

それまで出勤が当たり前であった仕事の基本スタイルであったのが、コロナ禍に入り出社できない環境からでも事業を継続出来る環境として、リモートワークやワーケーションなど取り入れた企業も増えてきています。

それまで都心部に住んでいた人も、リモートワークが可能になった事で、実家に戻る方や家族と地方に引っ越しをされた方も少なくはありません。

長時間労働の傾向

リモートワークが増え効率が上がったようにも見えるのですが、実は勤務時間外の連絡や対応が増えているのも課題となっています。特に相手もリモートワークをしている事から、時間を選ばず連絡をしてくる傾向が多く、対応する側も複雑になっている傾向があります。

営業スタイルの変化

それまで訪問営業と電話営業であったスタイルから、電話営業やメール営業の率が増えています。しかしながら相手の会社の番号以外を知る必要があり、web上で担当者の携帯電話を入手する為の施作に力を入れている企業やそれを売りにしたビジネスも増えてきています。

業務改善コンサルティングに依頼するメリット

社内だけの話し合いでも業務改善を考えていくことはできますが、業務改善コンサルティングに依頼することで得られるメリットには下記のようなものもあります。

客観的な視点から業務改善ができる

社内で業務改善を目指すとどうしても一歩引いた視点で考えることが困難になります。第三者視点で改善すべきポイントを探すことでスピーディーに企業課題を見つけ出し、業務改善までのプロセスが立てやすいケースも多くあります。

専門家のノウハウを得られる

専門的な知識に基づいて適切なアドバイスが受けられるのも業務改善コンサルティングを依頼するメリットの一つです。社内だけでは改善点の発見ができたとしてもその問題をどう扱ってよいのかわからないこともあるかもしれません。また、その課題点を抱えたまま時間だけが過ぎていくことも多いですが、業務改善コンサルティングの依頼時にはそのような心配もありません。

社内リソースが増加する

業務改善を社内で行う場合には通常業務とは分けて作業に当たる必要が出てきますが、業務改善を外注することでリソースの確保が可能になります。結果的に社内の生産性が向上することも業務改善コンサルティングのメリットといえるでしょう。

業務改善コンサルティングを依頼する前に

業務改善コンサルティングに限らず、コンサルティングに依頼する際に起きがちなトラブルはいくつかあります。

皆さんはコンサルティングの介入でどのようなことが実現できると思いますか？

今回弊社は全国30名の方に「「貴社へのコンサルティングの介入で実現できると思うことを教えてください」というアンケートを採りました。

業務改善コンサルティング及びコンサルトは、しばしば「何でもより良くしてくれる魔法の道具」というようなイメージを抱かれることがありますので、現場で動く私共は、クライアント様が求める企業観や展望を把握後に「実現可能な施策」を提示します。

実際にはヒアリングから現場に基づいた業務の改善方法をご提案、実施、振り返り、問題点の対策を練り、実施を繰り返し、業務の効率化などを目指していく地道な業務なのです。

　　　　　　集計方法：ミルトーク
　　　　　　集計人数：30人(複数回答可)
　　　　　　集計日時：2024/2/29

コンサルタントは先述のPDCAサイクルのように、主に中長期的な目標を実現するためのお手伝いすることが多いです。しかしながら、今回のアンケートでは依頼することで得られるメリットについて断片的にしか知らない、というケースも多いということが分かりました。業務改善コンサルティングを依頼する前に、そのコンサルティング会社がどのような強みを持っているか知っておくことも最大限の効果を得るためには必要となってくるのです。

業務改善コンサルティングに依頼する際の注意点

業務改善コンサルティングに依頼する際に気を付けたいポイントは大きく分けて4つあります。

依頼内容を明確にする

コンサルタントに求める成果や目的を具体的に整理しましょう。問題解決のために何を達成したいのかを明確に伝えることが重要です。「5W1G」（Why(なぜ), What(なにを), Where(どこで), When(いつ), Who(誰が), Goal(業務改善の理想像)）を考慮して、依頼内容を整理する方法がおすすめです。

ちなみに達成したい理想像や理由などが明確にできない場合にも弊社ではwebサポートなどの方法で改善案を探るお手伝いが可能です。

webサポートサービス

Webサービスプランのご案内｜専門家によるアドバイス WEBサービスプラン 株式会社GronのWEBサービスプランでは、WEB会議システムを利用して、業務のヒアリングや課題のヒアリングを行いながら、お客様の現状分析を行いなが…

相性を見極める

業務改善を依頼するにあたってコンサルタントと自社の相性を確かめることも大切なフェーズとなります。自社の課題や弱みを補える専門家を選ぶことで最大限のパフォーマンスを得ることができるのです。コンサルタントの実績や得意分野を確認し、自社のニーズに合った人材を選びましょう。また、実績に関しては「経験した」ということよりも「目標達成をさせた」という観点で見つめることも大事です。コンサルタント企業に依頼をする場合には担当者とのコミュニケーションを円滑に行うことができそうかなども確認しておきたいですね。

料金形態を把握する

業務改善コンサルティングについては支援の内容や形態(メールサポートなのかオンラインサポートなのか、はたまた対面・常駐サポートなのか、等)や組織の規模によっても大きく変わります。

基本的にはプロジェクトで発生する工数×コンサルタントの時間単価で料金が発生しますが、業務改善を目指すのであれば時間単価を下げてコンサルタントを探すのは避けたほうがいいでしょう。

企業が抱える課題や改善したい点・実態などの情報を適切に提供する

ヒアリングの際には可視化を行うための詳細なデータをコンサルタントに提供することが大切です。業務プロセスの可視化の項目でもお伝えしましたが、現場で実際に起きていることや社員からの声などを漏らさずに共有していくことで高い費用対効果が見込めるでしょう。

弊社での依頼時の流れはこちらにてご確認いただけます。

業務改善コンサルティングについてのまとめ

本記事では業務改善コンサルティングのサービス概要や依頼をする際のポイント、メリットなどを解説しました。

幅広いコンサルティング業界でも業務改善に特化したコンサルタントと連携をとることで、今までにはない視点で作業の効率化、問題解決へと進むことができます。

貴社がもし業務の改善や可視化をご検討であれば、ぜひ一度弊社にご相談ください。