業務改善とは詳しく説明します|業務・作業の効率化とは 

株式会社Gronの経営改善項目

業務改善とは(KAIZEN)

工場の作業風景

業務改善、改善業務とも呼びますが、どちらも同じ性質を持っていますので、こちらでは業務改善と表現して記載していきます。

業務改善の進め方

目標設定

  • 経営改善の第一歩は、具体的な目標を設定することです。
  • 収益向上、コスト削減、市場シェアの拡大など、明確な経営目標を設定します。

現状分析

  • 現在の経営状況を詳細に分析し、問題点や機会を特定します。
  • 財務データの分析、市場調査、競合分析などが含まれます。

戦略立案

  • 分析結果を基に、経営改善戦略を策定します。
  • これには新しい市場への進出、製品ラインの拡充、効率化のためのプロセス改善などが含まれます。

予算とリソースの割り当て

  • 改善計画に必要な資金、人材、技術などのリソースを確保し、予算を立てます。
  • 予算は戦略の実行可能性を確保するために重要です。

実行とモニタリング

  • 立案した戦略を実行し、進捗をモニタリングします。
  • これにはプロジェクト管理、KPIの設定と追跡、組織内コミュニケーションが含まれます。

顧客満足度向上

  • 顧客満足度を向上させるための施策を導入します。
  • 顧客フィードバックの収集と分析、製品やサービスの品質向上などが含まれます。

労働力と組織文化

  • 従業員のスキル向上、モチベーション維持、組織文化の構築を通じて、生産性を向上させます。

リスク管理

  • 経営改善プロセスでのリスクを評価し、適切な対策を講じます。
  • 市場変動、競合の動向、法的規制などに対処します。

持続可能性への配慮

  • 経営改善は持続可能なビジネスモデルの構築も考慮に入れます。
  • 環境への影響や社会的責任に焦点を当てます。

評価と調整

経営改善を効果的に進めるための基本的な要素になります。組織のニーズや状況に応じて、詳細な計画や戦略をカスタマイズすることが重要です。

改善の種類(KAIZEN)

改善手法の種類

PDCAサイクル(Plan-Do-Check-Act)

PDCAサイクルは、プロセスやプロジェクトの改善に広く使用される方法です。まず、計画(Plan)段階で問題を特定し、目標を設定します。次に、実行(Do)段階で計画を実行し、データを収集します。その後、検証(Check)段階でデータを分析し、問題点を特定します。最後に、行動(Act)段階で改善アクションを立案し、実行します。

5Sメソッド

5Sは、整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、清潔(Seiketsu)、躾(Shitsuke)の5つの原則から成る方法です。組織や作業場の効率性を向上させ、安全性や生産性を高めるために使用されます。

ルートコーズ分析(Root Cause Analysis)

  • ルートコーズ分析は、問題の根本的な原因を特定し、再発防止策を見つけるための手法です。主要なツールとして「魚の骨図」(Ishikawa Diagram)や「5ワイズ法」(5 Whys)があります。

リーンシックスシグマ

  • リーンシックスシグマは、プロセスの品質向上と効率化に焦点を当てる方法です。DMAIC(Define, Measure, Analyze, Improve, Control)サイクルを使用して問題を特定し、改善策を実施します。

カイゼン(Kaizen)

  • カイゼンは、継続的な改善の文化を促進する方法です。小さな改善を逐次実施し、効率性や品質を向上させることを目指します。

SWOT分析

  • SWOT分析は、組織やプロジェクトの強み(Strengths)、弱み(Weaknesses)、機会(Opportunities)、脅威(Threats)を分析し、戦略的な改善点を特定するために使用されます。

デザイン思考(Design Thinking)

  • デザイン思考は、製品やサービスの改善に焦点を当て、ユーザーのニーズと視点を考慮に入れながら問題を解決する方法です。視覚化やプロトタイプの作成などが含まれます。

プロジェクト管理手法

  1. プロジェクト管理手法(例:スクラム、カンバン)は、プロジェクトの進行状況を追跡し、問題を特定し、プロジェクトの改善を行うために使用されます。

これらの改善手法は、異なる状況や課題に適応でき、組織やプロジェクトの目標達成に向けて効果的な方法を提供します。

トヨタ生産方式とは

トヨタ改善、または「トヨタ生産方式(Toyota Production System, TPS)」は、トヨタ自動車が開発し、実践してきた生産効率の向上と品質管理の手法です。TPSは、製造業だけでなく、サービス業や組織全体のプロセス改善にも応用されています。以下では、トヨタ改善の主要な要点を詳しく説明します。

ジャストインタイム(Just-In-Time)

TPSの中核的な原則の一つで、在庫を最小限に抑え、必要な部品や材料を必要なときに供給することを目指します。これにより、在庫コストを削減し、生産効率を向上させます。

自動化と手作業のバランス

TPSでは、適切な場面で自動化を導入し、同時に手作業を活用することで、生産プロセスを効率化します。これにより、柔軟性を維持しながら生産性を高めることが可能です。

標準化と工程の改善

TPSでは、各工程を標準化し、問題が発生した場合にルート原因を特定し、改善を継続的に行います。PDCAサイクル(Plan-Do-Check-Act)を活用して、プロセスの継続的な改良を促進します。

カイゼン(改善活動)

カイゼンは、小さな改善を継続的に行う文化を指します。従業員は日常業務の中で問題を発見し、改良案を提案することが奨励されます。

ポカヨケ(防ぐ仕組み)

ポカヨケは、不良品やミスを未然に防ぐ仕組みやデバイスを導入することを意味します。これにより、品質の向上とヒューマンエラーの削減が図られます。

カンバン(看板)

カンバンは、生産や購買の指示をビジュアルに表示し、生産フローを効率的に管理します。必要な部品の供給と需要の調整に役立ちます。

一体生産(Jidoka)

一体生産は、自動化された製造プロセスにおいても異常を検出し、自動的に停止する仕組みを指します。品質問題の早期発見と改善を支援します。

働き方改革

TPSでは、従業員の声を尊重し、労働環境と働き方を改善することが重要視されます。従業員満足度を高め、生産性向上に寄与します。

サプライチェーンの協力

トヨタ改善は、効率性、品質、従業員の満足度、コスト削減など、多くの側面に影響を与える包括的なアプローチです。これらの原則を組織内で実践し、継続的な改善文化を確立することにより、トヨタは世界的な成功を収めました。

KAIZENが実現できない理由

KAIZENと言われ続けて、製造系企業では20年以上言われ続けている言語になりますが、KAIZENが浸透し効果を出している企業は、日本の企業の中でも数%しか存在していません。

その理由として次に挙げていますが、経営者の要因も非常に大きく影響しています、現場や組織で方向性が纏まっていても、経営者並びボードメンバーの意思が反映され合意に至らないケースも多くあります。

人材採用を先に選択した場合

本来のあるべき姿としては、業務KAIZENを実行し業務が整理した後に相応しいミッションに合う人を採用するのをおすすめしています。

改善は、先に良い人材を入れてからと考えられる経営者の方も少なくはないと思います。その場合現場や社内の温度感が揃わない内にやる気のある敏腕社員が外から流入する事で、社員間の中で隔たりが発生してしまい、時には組織の崩壊に繋がることも少なくありません。

経営者としては、直ぐに改善して進めたい気持ちは理解できますが、失敗する確率が高く会社全体への負のインパクトが残る事も少なくありません。

人材採用プロセスを改善する前に必要なポイント

  1. プロセスのマッピングと評価:
    • 現行の採用プロセスを詳細にマッピングし、ステップごとの効率性、効果的なコミュニケーション、遅延の要因などを評価します。
    • エンドユーザーや関係者(採用担当者、応募者、管理者など)からのフィードバックを収集し、問題点を特定します。
  2. 目標設定:
    • 改善プロジェクトの目標を設定します。例えば、応募者の満足度向上、採用サイクルの短縮、採用コストの削減などの目標を設定できます。
  3. テクノロジーの導入:
    • 採用ソフトウェアやアプリケーションを検討し、自動化や効率化のためにテクノロジーを導入します。これにより、候補者の追跡、情報共有、面接のスケジューリングなどが改善されます。
  4. プロセスの標準化と文書化:
    • 採用プロセスを標準化し、各ステップを明確に文書化します。スタンダードな手順に従うことで、エラーの削減と一貫性の確保が可能です。
  5. チームトレーニング:
    • 採用担当者や関連するスタッフにトレーニングを提供し、改善されたプロセスに適切に対応できるようにします。トレーニングは新しいツールやシステムの使用方法、改善されたプロセスの具体的な手順、コミュニケーションスキルなどをカバーすることがあります。
  6. データ分析と改善:
    • データを収集し、分析を行います。これにより、プロセスの瓶頸点や問題が特定され、必要な修正が行われます。データに基づいた意思決定が改善プロセスの一環として重要です。
  7. ステークホルダーの参加:
    • 改善プロセスに関与するステークホルダー(部門のリーダーや採用担当者など)を積極的に参加させ、彼らの意見や洞察を取り入れます。協力と共感を醸成することが成功の鍵です。
  8. フィードバックと改善サイクル:
    • 改善プロセスは一度で終わるものではなく、継続的な改善を目指すサイクルであるべきです。フィードバックを収集し、定期的にプロセスを見直し、最適化を図ります。

人材採用プロセスの改善は、組織の競争力向上や優秀な人材の確保に重要な要素です。継続的な努力と改善が、より効率的で成功した採用プロセスを実現するのに役立ちます。

KAIZEN業務が進まない理由

  1. リーダーシップの不足: 業務改善プロジェクトを進めるためには、リーダーシップが必要です。リーダーが方向を示さない、サポートを提供しない、または計画を具現化するためのリソースを提供しない場合、改善プロセスは停滞する可能性が高まります。
  2. 目標と計画の不明確さ: 改善プロジェクトが具体的な目標と計画に基づいていない場合、チームは進むべき方向を知らないか、成果を測定できないことがあります。明確な目標と計画がなければ、業務改善が進まない可能性が高まります。
  3. 変更への抵抗: 人々は変化に対する抵抗を感じることがあります。業務の変更が従来の方法と異なる場合、従業員やチームメンバーが抵抗感を抱くことがあり、改善プロジェクトの進捗が遅れることがあります。
  4. 情報の不足: 改善に必要な情報が不足している場合、正しい意思決定を行うことが難しくなります。データの収集、分析、共有が不適切な場合、改善プロジェクトは進まない可能性が高まります。
  5. リソースの不足: 改善プロジェクトには時間、人員、技術リソースなどが必要です。これらのリソースが不足している場合、改善プロセスは停滞するか、遅れる可能性があります。
  6. コミュニケーションの不足: チーム内や組織内でのコミュニケーションの不足は、改善プロジェクトの進捗を妨げることがあります。プロジェクトの進捗状況や課題についてのオープンなコミュニケーションが不足している場合、問題が解決されず、改善が遅れる可能性が高まります。

これらの理由は、業務改善プロジェクトが進まない場合に一般的なものです。業務改善を進めるためには、リーダーシップの強化、明確な計画と目標の設定、変更管理のスキルの向上、情報の適切な収集と共有、必要なリソースの確保、コミュニケーションの強化などが必要です。

結論、第三者に委託するメリット

  1. 客観的な視点: 第三者は組織の内部ではなく、客観的な視点から業務プロセスを評価できます。これにより、内部の偏見やバイアスに左右されず、客観的な問題の特定と改善提案が行えます。
  2. 専門知識と経験: 業務改善の専門家やコンサルタントは、他の組織での成功事例やベストプラクティスに基づく知識と経験を持っています。彼らは効果的な改善戦略を開発し、適切なツールや方法論を提供することができます。
  3. リソース節約: 自社内で業務改善を進めるには、専門知識を持つスタッフを雇う必要がありますが、第三者に委託することで、外部のリソースを活用できます。これにより、コストと時間を節約できます。
  4. 速い結果の獲得: 第三者による業務改善プロジェクトは、通常、迅速に実行されます。経験豊富なコンサルタントは、問題の迅速な特定と対策の実施を支援し、改善の成果を早く得ることができます。
  5. チームの専念: 自社のチームは通常、日常業務に忙殺されており、業務改善プロジェクトに専念する余裕がありません。第三者に委託することで、従業員は日常業務に集中し、業務改善に必要な時間とエネルギーを割くことができます。
  6. 成果の保証: 外部の専門家に業務改善を委託する場合、一般的に契約に成果の達成を結びつける条件や目標が含まれます。これにより、成果が期待通りに達成されることが保証されます。

ただし、第三者に業務改善を委託する際には、適切なコンサルタントや専門家を選ぶことが重要です。信頼性や実績を確認し、組織のニーズに合った専門家を選ぶことが成功の鍵となります。

    必須 ご相談内容

    経営相談お見積もりお問い合わせ無料相談申込その他

    必須 お名前

    必須 メールアドレス

    必須会社名

    必須郵便番号

    必須都道府県

    必須ご住所

    必須お電話番号

    必須メッセージ本文

     

    株式会社Gronの経営改善項目

    この記事が気に入ったら
    フォローしてね!

    よかったらシェアしてね!
    • URLをコピーしました!