バックオフィスの業務を分解して可視化してみませんか?

業務の可視化DX

DX化の効果

これは、この数年でクライアンと企業様よりよく耳にするのですが、システムを入れたら「人が少なくてすむ」「業務効率上がる」「決算が楽になる」このように思われている方が多いようですが、実際には作業の流れ、業務の流れを整理して把握した上でシステム構成を行い運用しなければシステムはベストな機能をしません。

ただ単に、新しいシステムを導入しただけでは、それまで実行していたアナログの作業をシステムに反映しただけですので、今と変わらない人員を必要としたり、後でまとめる作業をしたりと、余計に手数が増えて従業員に負担をかけてしまいます。

システム会社さんの効果や機能の一部だけを切り取り、システム導入=人が少なく、便利な機能が使えると思い込みをされてしまいますが、その場合現場やバックオフィス側に負荷をかけるだけで、求めている数字が可視化される事もありません。

私たちGronでは、適切な業務改善・業務フローの整備を検証し、システムに繁栄させるサポートをさせていただきます。

CMのようには動かない・・・

システムはお金と時間をかければある程度の機能を手に入れる事はできるのですが、現状業務の見直しと検証を行い作りこめば素晴らしいシステムがが手に入ります。しかしながら、発注者側の知識や目標が曖昧な場合は、CMや広告のように機能しません。「時間もかけれない」「費用もかけたくない」、「システムベンダーも安価の所」このようなm前提条件を決めてしまうと、ベンダー側は最低限の運用を反映する仕組みを構成します。また要望に応えようとは動いてくれますが、「この要望でいいのか?」と思うような業務や仕組みを要望している事が多く、仕上がってみると機能の殆どを利用しないままで終わる事が目立ちます。システム導入しても効率が上がらず、作業者からは新しいシステムが不評で業務が滞る事はしばしば発生しています。

社歴の長い財閥系のシステムと中小企業のシステムでは、精度も機能も違い、そこに携わる間接人件費も違います。また見落としがちな現象として、財閥系は創業100年を超えている企業であると、中小企業やスタートアップのように、「事業モデルがコロコロ変わる」、「会計基準がコロコロ変わる」このような方針展開や強引な立上げをする事はありません。つまり成熟された事業に、検証を繰り返しシステムに反映していますので、基幹システムが効率よく稼働しています。

その表れとして、期末決算の開示は45日ギリギリではなく、余裕を持って開示されています。

システムも大切ですが、現状業務の検証と改善も大切なポイントになります。

事業モデルとは・・・

事業モデルとは、販売方式や、販売チャンネルと想定して頂けると分かりやすと思いますが、この事業モデルが月次で変更、月中に変更されては、売上作業、売上基準、請求作業などが煩雑になり、作業に歪みが生じてたりします、悪い時には、「過小請求」「過剰請求」「請求漏れ」「二重請求」などが発生してしまいます。

新たなサービスを展開する際には、「申し込み方法」「解約方法」「社内計上方法」「未収対策」「支払い督促」などを予め、業務フローを作成、それを検証・承認ワークフローの確認、データサーバーに保管していく必要がありますが、サービスだけを先行させてしまうと、「申し込み方法」「解約方法」「社内計上方法」「未収対策」「支払い督促」この業務が後追い作業になり、全ての作業にイレギュラーが発生し従業員は疲労困憊になり離職してしまいます。

派遣やアルバイト・社員を幾ら増強を行なっても、基幹設計が脆弱な分いつまでもバックオフィスに人員が必要であったり、毎回発生する非生産性の作業に対し授業員が疲弊ししていきます。最後に大量離職を招きかねません。

人員を増員すると、定量的に増える副作用は、ヒューマンエラー(人的エラー)を発生させてしまいます。この現象を私は勝手に負のスパイラルと命名しました。一旦この負のスパイラルが発生すると、社内の社員同士が歪みあったり、大量離職を誘発したりします。

時にはお客様とトラブルになる事も少なくなく、社内の雰囲気がどんよりと暗くジメジメした空気感が出ているオフィス、何か失敗が起きても誰も責任を取りたくないオーラを感じる企業も沢山拝見してきました。

高額なシステムを導入する前に

IT助成金などを利用して、ホームページや会計システム、SFAを導入された企業も多いかと思います。冒頭に説明したようにシステムは意思を持って運用設計し使用しなければ、良い結果を導き出してきません。

陥りがちなのが、業務の出口だけでシステム統制を切る行為を見かけますが、本来はもっと上流の工程から見直す必要があります。例えば守秘義務を交わす所から始まり、見積書作成、社内取引申請、〆支払いの条件、企業与信(反社チェック)、請求書発行、入金管理と、営業→管理→経理→財務の流れと役割を明確にしなければなりません。

「うちは小さな会社だから」「ITリテラシーがない」と発言される経営者も多く、人事総務経理と言うスーパ部門を設置されている企業も多いです。バックオフィスを纏めても出来なくは無いのですが、その場合はスキルと知識を兼ね備えた責任者が存在しないと成立しません。業務の統制を切る事は可能なのですが、その手法を知っているか、知らずに人力で処理をするかで変わってきます。

少し面倒ではありますが、営業→管理→経理→財務の役割の業務フローを書き出し、何が必要で、現在はどんな作業をしているのかを書き出していくと自ずと正さなければならない道が見えてきます。

問題分析シート

業務の可視化

業務フロー化、つまり細かい業務を書き出していく事がができれば、後はそのフローを煮詰めていくだけです。煮詰めるとは、その工程や作業、動向が本当に必要なのかを、YES、NOで振り分け、無駄な言い回しや、工程、動作を削いでいきます。するとすっきりとした業務フローと作業工程が出来上がり、パッとみても作業ができるようになります。

この業務の整理する処理が終われば、その通りにシステムを組んでほしいとシステム導入会社に伝えれば、理想のシステムが出来上がります。また、自分達で検討したからこそ、何かトラブルがあっても考える力が身についていますので、次の対策が実現できる環境を作り出していますので、自走していけます。

何十億とかけた基幹システムでも、うまく機能していない企業は沢山存在します、皆さんがご存知の企業でも、人海戦術で作業をしている(負のスパイラル)企業は沢山いますが、その企業と私達中小企業では体力が違いますので、出来るだけコストを抑えながらも、自ら創意工夫できるチームを創設する事をお勧めいたします。

もう少し可視化を詳しく説明

業務の可視化(Business Process Visualization)は、組織やプロジェクト内の業務プロセスや活動を視覚的に表現することです。これは、組織内の業務プロセスを理解し、効率性を向上させ、問題を特定し、改善のための基盤を築くのに役立ちます。以下は、業務の可視化の重要性と具体的な方法に関する詳細です。

業務の可視化の重要性

  1. プロセス理解: 業務の可視化は、組織内のプロセスを理解するのに役立ちます。プロセス全体が視覚的に示されるため、関連するステップやタスク、責任者が明確になり、全体像が把握しやすくなります。
  2. 問題特定: 可視化により、業務プロセス内のボトルネックや遅延、無駄なステップ、誤りが容易に特定できます。これにより、改善の機会を特定し、効率性を向上させるための具体的な対策を講じることができます。
  3. コミュニケーション促進: 可視化は、組織内でのコミュニケーションを改善します。プロセスが視覚的に表現されることで、関係者間での情報共有や協力が円滑に行われます。
  4. 教育とトレーニング: 可視化は新入社員やチームメンバーの教育とトレーニングに役立ちます。プロセスを視覚的に示すことで、新しいメンバーがプロセスを理解しやすくなります。

業務の可視化の方法

  1. フローチャート: フローチャートは、プロセスのステップとそれらの関係を視覚的に表現するための一般的な方法です。図形や矢印を使用して、タスクの流れを示します。
  2. プロセスマッピング: プロセスマッピングは、フローチャートの一形態であり、プロセスの詳細なステップと関連する情報を示すために使用されます。プロセスのステップ、責任者、所要時間などが含まれます。
  3. ワークフロー管理ツール: ソフトウェアツールを使用して、業務プロセスを可視化することもできます。これらのツールはプロセスの自動化や監視にも役立ちます。
  4. プロセスマッピングソフトウェア: 専用のプロセスマッピングソフトウェアを使用して、プロセスを視覚化することができます。これらのツールはプロフェッショナルなプロセスマッピングに適しています。

業務の可視化は、組織の効率性、品質、コミュニケーションを向上させ、問題の特定と改善の促進に役立つ強力なツールです。特にプロセスの複雑性や重要性が高い場合、可視化は不可欠です。

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