属人化の問題
「あの人がいないと回らない」組織の危険性

よくある属人化の具体例

以下は、業務改善相談で頻出するケースです。

• 担当者が不在だと見積書が作れない
• 特定の人しか図面を作成できない
• 商品・部品がどこにあるか分かるのが一人だけ
• 過去の対応履歴や判断基準が「頭の中」にしかない

属人化が引き起こす経営リスク

• その人が休む・退職するだけで業務停止
• 引き継ぎに時間がかかり、生産性が大きく低下
• 業務品質が人によってバラつく
• 管理者が現場を把握できない

脱アナログの本質
マニュアル化と教育がゴールではない

「脱アナログ＝IT導入」ではない

脱アナログというと、システム導入、クラウド化、DXツールの活用を想像しがちですが、本質はそこではありません。

重要なのは以下の2点です。

• 業務が「誰でも理解できる形」で整理されているか
• 誰が担当しても一定品質で回る設計になっているか

本当に必要なのは「業務の共通化」

脱アナログの第一歩は、以下の取り組みです。

• 各種業務のマニュアル化
• 判断基準・手順の言語化
• 新人でも理解できる教育設計

これにより、次のような状態を作ることができます。

• 誰かが退職しても業務が止まらない
• 業務引き継ぎの負担が激減する
• 教育コストが下がる
• 管理者が業務全体を把握できる

業務改善のよくある失敗事例
なぜ定着しないのか？

失敗例① マニュアルを作って「終わり」

非常に多い失敗がこれです。

• マニュアルは作成した
• しかし現場では使われていない
• 結局「いつものやり方」に戻る

失敗例② 「マニュアルがあったはず」という本末転倒

もう一つの典型例がこちらです。

• 普段から業務を共通化する意識がない
• いざ問題が起きてから「マニュアルがあったはず」と探す

これは、マニュアルを保険扱いし、普段の業務は属人的という矛盾した状態です。

業務改善を成功させるためのポイント

成功する企業が必ずやっていること

業務改善がうまくいく企業には共通点があります。

• 業務を「人」ではなく「プロセス」で捉えている
• 現場と管理側が同じ業務フローを見ている
• マニュアルを教育・評価・業務設計と連動させている
• IT導入は「最後」に行っている

改善の順番を間違えない

おすすめの順番は以下です。