紙・Excel・電話対応に依存してしまう理由

• 過去からの流れでそのまま運用されている
• デジタル化の必要性を感じていても手が付けられない
• “現場の慣れ”が変革のハードル

アナログ業務が引き起こす問題

• 入力作業に時間を取られ、本来の業務に割ける時間が減る
• ミスが増えやすく、確認作業が負担になる
• 在宅・外出時に情報共有ができない

今日からできる改善ポイント

• よく使う帳票・テンプレートの標準化
• 紙→デジタルへの段階的移行
• クラウドツールで社内共有を一元化

属人化が起こる背景

• 「教える時間がない」「その人がやるのが早い」という理由
• マニュアルが存在しない
• 個々のスキルに依存した仕事の進め方

属人化が招くリスク

• 担当者が休むと仕事が止まる
• ミスの発見が遅れる
• 引き継ぎができず、採用や育成に影響

属人化を解消する方法

• 業務の流れを見える化（業務フロー図）
• 最小限の「型」と「手順」の整備
• 誰でも対応できる体制づくり（分担・交代制）

よくあるつまづきポイント

• 導入したものの社内に浸透しない
• 一部の人だけが使いこなしている
• 機能を使いきれていないため、効果が出ない

なぜツール定着が失敗しやすいのか？

• 導入目的が曖昧なままスタートしてしまう
• 初期教育が不足している
• 現場の業務フローに合っていないツールを選んでいる

ツールを定着させるコツ

• 目的と効果を明確にする（時間削減 / ミス減少 など）
• 初期研修・操作方法のマニュアル化
• 現場の声を反映した運用ルールの見直し
• 少人数からスモールスタートして成功事例を作る

“どこから手をつけるべきか”迷う理由

• 全部が問題に見えてしまう
• 経営側・現場側で課題認識がずれている
• 定量データ（時間・件数・工数）が可視化されていない

優先順位をつけるための考え方

まずは”業務棚卸し”から

• 担当者が行っている業務をすべて書き出す
• 1つにかける時間・頻度をまとめる
• 数値データから改善ポイントを抽出