業務改善の進め方と成功事例｜株式会社Gronが支援する効率化・自動化の方法

業務改善で生産性向上を実現する方法｜中小企業経営者必見の完全ガイド｜株式会社Gron

業務改善で生産性向上を実現
中小企業経営者のための完全ガイド

人手不足・コスト高騰の時代を勝ち抜く。データとDXで実現する業務改革の全て

65% 人手不足に直面する中小企業

50% 業務時間削減の可能性

12兆円 DX遅れによる経済損失

なぜ今、業務改善が必要なのか

2024年、中小企業を取り巻く環境は激変しています。中小企業白書によれば、65%以上の企業が深刻な人手不足に直面し、円安や物価高騰により経営を圧迫されています。さらに、2025年の崖と呼ばれるレガシーシステムの問題により、最大12兆円の経済損失が予測されています。

中小企業が直面する3つの危機

構造的な人手不足 – 生産年齢人口の減少により、2050年には現在の約50%に
円安・物価高の継続 – 仕入れコスト増加と価格転嫁の困難さ
金利のある世界の到来 – 2024年、約30年ぶりの金利上昇局面へ

業務改善がもたらす3つの経営効果

生産性向上

少ない人員で最大の成果を。RPAやDXツール導入で業務時間を平均40〜50%削減

コスト削減

人件費・残業代の適正化。ムダな作業の排除で年間数百万円のコスト削減を実現

従業員満足度

単純作業から解放し、創造的業務へ。離職率低下とモチベーション向上を両立

87%

中小企業のうちDXにより「業務効率化による負担軽減」の効果を実感

業務改善は単なるコストカットではありません。限られた経営資源を最大限活用し、企業の競争力を高める戦略的投資です。今こそ、業務の見直しと改革に取り組むべき時なのです。

業務改善で成果を出す5つのステップ

株式会社Gronでは、現場の実態を踏まえた実効性の高い業務改善を支援しています。以下の5ステップで、確実に成果を生み出します。

評価と継続的改善

改善効果を定量・定性の両面から評価し、次の改善につなげます。成功事例は社内で共有し、改善文化を醸成。定期的な振り返りミーティングで、新たな課題を発見し、継続的に改善サイクルを回します。

改善前後のKPI比較分析
従業員満足度調査の実施
成功事例の社内展開
次期改善テーマの選定

株式会社Gronの伴走支援

株式会社Gronでは、現場ヒアリングから実行、効果測定まで一気通貫で支援。豊富な実績と専門知識で、中小企業の業務改善を成功に導きます。経営者の皆様の想いを形にし、持続可能な改善体制を構築します。

DX・RPAツールで効率を最大化

デジタルツールの活用は、中小企業の業務改善において最も効果的な手段の一つです。適切なツール選定により、業務時間を40〜60%削減し、人的ミスを大幅に減らすことができます。

RPAで実現する業務自動化

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、定型業務を自動化するツールです。データ入力、転記作業、レポート作成など、ルールベースの作業を24時間365日稼働で処理します。

RPAで自動化できる業務例

データ入力・転記 – Excelからシステムへのデータ投入、CSVファイルの一括処理
請求書処理 – PDFからのデータ抽出、会計システムへの自動登録
在庫管理 – 複数システム間の在庫情報の自動同期
レポート作成 – 各種データの自動集計とレポート生成
メール対応 – 定型メールの自動送信、添付ファイルの自動保存

95%

RPA導入企業が実感する「業務時間の大幅削減」効果

部門別おすすめツール一覧

営業部門

CRM/SFA
顧客情報の一元管理、商談進捗の可視化、営業活動のデータ分析で売上向上を実現

ツール例：Salesforce、HubSpot、kintone

マーケティング部門

MAツール
リード管理の自動化、メール配信の最適化、ROI分析でマーケ効率を最大化

ツール例：Marketo、Pardot、SATORI

人事・総務部門

HRシステム
勤怠管理、給与計算、人事データ管理の自動化で管理工数を大幅削減

ツール例：SmartHR、ジョブカン、freee人事労務

経理・財務部門

会計システム
仕訳の自動化、経費精算のデジタル化、財務レポートの自動生成で業務効率化

ツール例：freee、マネーフォワード、弥生会計

IT・情報システム部門

統合管理ツール
ネットワーク監視、セキュリティ管理、システム運用の効率化で安定稼働を実現

ツール例：Zabbix、Datadog、AWS CloudWatch

カスタマーサポート

AIチャットボット
問い合わせ対応の自動化、24時間対応で顧客満足度向上と人件費削減を両立

ツール例：ChatGPT、Microsoft Copilot、Google Gemini

プロジェクト管理ツールで進捗を見える化

タスク管理やプロジェクト進捗の可視化により、チーム全体の生産性が向上します。情報共有の効率化により、会議時間を50%削減した事例もあります。

 おすすめプロジェクト管理ツールTrello – カンバン方式で直感的。小規模チームに最適
Asana – タスク管理と進捗管理が充実。中規模プロジェクト向け
Monday.com – 柔軟なカスタマイズ性。大規模プロジェクト対応
Backlog – 日本製で使いやすい。開発プロジェクトに強い
Notion – ドキュメント管理も統合。情報共有の中心に

データ活用で改善サイクルを加速

データドリブン経営は、中小企業にこそ必要です。BI（ビジネスインテリジェンス）ツールを活用し、売上動向、在庫状況、顧客行動などをリアルタイムで可視化。データに基づく迅速な意思決定が可能になります。

データ収集の自動化

各種システムからデータを自動収集し、一元管理。手作業でのデータ集計から解放されます。

ダッシュボードでの可視化

重要指標をリアルタイムで表示。経営状況を一目で把握でき、迅速な判断が可能に。

AI分析で傾向把握

過去データからトレンドを予測。需要予測や在庫最適化など、先手を打った経営判断を支援。

中小企業の業務改善成功事例

実際の中小企業における業務改善の成功事例をご紹介します。業種や規模が異なっても、適切なアプローチで確実に成果を出すことができます。

製造業A社（従業員50名）

在庫管理システムとRPA導入による効率化

課題：手作業での在庫管理により、在庫差異が頻発。月末棚卸に丸2日を要していた。

施策：在庫管理システム導入とRPAによる発注業務自動化。バーコード管理で入出庫をリアルタイム記録。

60%減棚卸時間

85%減在庫差異

年間300万円コスト削減

小売業B社（従業員30名）

CRM導入と顧客データ活用によるリピート率向上

課題：顧客情報が各店舗でバラバラに管理され、効果的なマーケティングができていなかった。

施策：CRMシステム導入で顧客データを一元管理。購買履歴に基づくパーソナライズされたクーポン配信を実施。

35%増リピート率

28%増客単価

2.5倍販促ROI

介護サービスC社（従業員80名）

介護記録のデジタル化と情報共有の効率化

課題：手書きの介護記録により、情報共有に時間がかかり、記録ミスも発生していた。

施策：タブレット端末での記録システム導入。音声入力機能とテンプレート活用で記録時間を短縮。

45%減記録時間

90%減記録ミス

20%向上従業員満足度

不動産業D社（従業員20名）

契約業務のペーパーレス化とクラウド化

課題：紙ベースの契約書管理により、保管スペース不足と検索性の悪さが課題。

施策：電子契約システムと文書管理システム導入。過去契約書もスキャンしてデジタル化。

80%減契約処理時間

年間150万円印刷・郵送費削減

100% ペーパーレス達成

成功のカギ

これらの事例に共通するのは、「現場の課題を正確に把握」「段階的な導入」「従業員の巻き込み」という3つの要素です。株式会社Gronでは、これらの成功パターンを活かし、貴社に最適な業務改善を設計します。

社内環境整備と情報共有の仕組み

ツール導入だけでは業務改善は成功しません。全社的な情報共有と改善文化の醸成が、持続的な成果を生み出す鍵となります。

現場が主体的に取り組む環境づくり

目標の可視化と共有

改善の目的と期待効果を明確化し、全社で共有。「なぜ改善が必要か」を理解することで、主体的な参加を促します。定期的な進捗報告会で、成果を全員で確認し、達成感を共有することも重要です。

意見交換の場の設定

定期的な改善ミーティングを開催し、現場の声を吸い上げる仕組みを構築。提案制度を設け、小さな改善アイデアも積極的に採用。従業員が「自分の意見が反映される」と実感できる環境が、改善活動を活性化させます。

評価とインセンティブ

改善活動への貢献を適切に評価し、表彰制度やインセンティブで報います。金銭的報酬だけでなく、社内報での紹介や経営層からの感謝の言葉なども、モチベーション向上に効果的です。

部門間の効果的な情報共有と連携

縦割り組織の弊害を排除し、部門を越えた情報共有により全体最適化を実現します。

情報の透明化

各部門の業務状況、進捗、課題を全社で共有。問題の早期発見と迅速な対応が可能に

横断プロジェクト

部門横断の改善チームを編成。多様な視点から課題解決策を検討

定期的な情報交換

週次・月次での全社ミーティング。成功事例の共有と水平展開で組織全体の底上げ

教育・トレーニングで改善スキルを向上

業務改善は一度きりではなく、継続的な取り組みです。社員の改善スキルを向上させることで、自律的な改善活動が可能になります。

効果的な教育プログラム

基礎研修 – 業務改善の考え方、フレームワーク（ECRS、QCDなど）の習得
ツール操作研修 – 導入したシステムやツールの使い方をマスター
データ分析研修 – Excelやデータ分析ツールでの定量分析スキル向上
ケーススタディ – 他社事例や自社の成功事例から学ぶ実践的な研修
OJT – 実際の改善プロジェクトを通じた実践的なスキル習得

トライアル期間でツールを見極める

ツール選定は慎重に。無料トライアルや段階的導入で、自社に最適なツールを見極めましょう。

要件定義

「何を解決したいか」「どんな機能が必要か」を明確化。現場の要望を丁寧にヒアリング。

複数ツールの比較

3〜5つの候補を選定し、機能・価格・サポート体制を比較検討。

トライアル実施

実際の業務で1〜2ヶ月試用。操作性、業務適合性、効果を検証。

フィードバック収集

利用者アンケートやヒアリングで、使いやすさや課題を把握。

投資対効果の算定

導入コストと削減効果を定量化。ROIを計算し、投資判断を行う。

成果を持続させる継続改善の文化

業務改善は「やって終わり」ではありません。継続的な改善サイクル（カイゼン文化）を組織に根付かせることで、持続的な成長が可能になります。

PDCAサイクルの高速化

Plan（計画）

データに基づく課題設定と改善目標の明確化。KPI設定で効果測定を可能に

Do（実行）

スモールスタートで迅速に実行。完璧を求めず、まずやってみる姿勢が重要

Check（評価）

定量・定性データで効果を検証。うまくいかない部分も含めて正直に評価

Action（改善）

結果を踏まえて修正。成功パターンは水平展開し、失敗から学んで次に活かす

改善文化を組織に根付かせる5つのポイント

トップのコミットメント – 経営層が率先して改善活動に取り組み、その重要性を発信し続ける
小さな成功体験の積み重ね – 大きな改革より、小さな改善の成功を積み重ね、自信をつける
失敗を許容する文化 – チャレンジを奨励し、失敗から学ぶ姿勢を評価する
改善活動の見える化 – 掲示板やダッシュボードで改善状況を常に可視化
継続的な学習機会 – 定期的な勉強会や外部セミナー参加で新しい知識を吸収

KPI設定で改善効果を定量化

「何となく良くなった」ではなく、数値で効果を示すことが重要です。適切なKPIを設定し、定期的にモニタリングしましょう。

業務改善で測定すべき主なKPI

効率性指標

作業時間、処理件数、生産性（アウトプット/インプット）

品質指標

エラー率、クレーム数、手戻り発生率、品質スコア

コスト指標

人件費、残業時間、外注費、業務コスト総額

満足度指標

従業員満足度、顧客満足度、NPS（推奨度）

3倍

KPIを設定している企業は、していない企業に比べて業務改善の成果が約3倍高い

次のステージへ：DXの本格推進

業務改善が軌道に乗ったら、さらなる変革へ。デジタルトランスフォーメーション（DX）により、ビジネスモデルそのものを進化させることができます。

DXへのステップアップ

データ基盤の構築 – 社内の様々なデータを統合し、AI・機械学習で活用
顧客接点のデジタル化 – オンライン販売、アプリ開発など新しいチャネル開拓
新規ビジネスモデル創出 – サブスクリプション、プラットフォーム化など
働き方改革の実現 – リモートワーク、フレックスタイムなど柔軟な働き方

まとめ：今すぐ始める業務改善アクションプラン

中小企業を取り巻く環境は厳しさを増していますが、適切な業務改善により確実に競争力を高めることができます。重要なのは、「完璧を目指さず、まず始めること」です。

 明日から始められる業務改善チェックリスト現状の業務を書き出す – 1日の業務内容を30分単位でリストアップ
時間のかかる業務TOP3を特定 – どの業務に最も時間を使っているか可視化
「やめられないか」を検討 – 本当に必要な業務か、顧客価値につながっているか
自動化できないかを考える – RPAやツールで代替できないか調査
小さく試す – 1つの業務から改善をスタート、効果を検証

よくある失敗

いきなり大規模投資、現場を無視した改善、効果測定なし

成功のコツ

小さく始める、現場を巻き込む、データで効果検証

長期的視点

一度きりでなく、継続的な改善文化の醸成が重要

経営者の皆様へ

業務改善は「コストカット」ではなく「投資」です。限られた経営資源を最大限活用し、従業員が本来の力を発揮できる環境を整えること。それが、これからの時代を生き抜く中小企業の競争力となります。

株式会社Gronが選ばれる理由

中小企業専門

大企業向けの画一的な手法ではなく、中小企業の実情に合わせたオーダーメイド支援

現場目線

経営層だけでなく、現場担当者の声を丁寧に拾い上げ、実行可能な改善策を提案

成果にコミット

導入して終わりではなく、確実に成果が出るまで伴走。定期的なフォローアップで支援

コスト最適化

限られた予算の中で最大効果を。投資対効果を重視した提案で無駄な出費を削減

スピード対応

お問い合わせから提案まで最短3営業日。スピード感を持った支援で機会損失を防止

教育支援

ツール導入だけでなく、社員教育も実施。自走できる組織づくりをサポート

初回無料相談の内容

現状ヒアリング – 貴社の課題や目指す姿を丁寧にお伺いします（60分）
簡易診断 – 業務フローを確認し、改善ポイントを無料で診断
改善提案 – 具体的な改善案と期待効果、概算費用をご提示
ロードマップ作成 – 段階的な導入計画をご提案

※ご相談は完全無料。しつこい営業は一切ありません。

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平日 9:00〜18:00

よくあるご質問

どのくらいの費用がかかりますか?

企業規模や課題により異なりますが、月額10万円〜で支援可能です。初回相談時に詳細なお見積りをご提示します。投資対効果を重視し、無理のない範囲でご提案いたします。

効果が出るまでどのくらいかかりますか?

改善内容によりますが、小規模な改善なら1〜2ヶ月、本格的なシステム導入でも3〜6ヶ月で効果を実感いただけます。段階的に進めることで、早期から成果を出します。

ITに詳しくない社員でも使えますか?

もちろんです。直感的に使えるツールを選定し、丁寧な操作研修を実施します。導入後のサポート体制も万全で、困ったときはすぐに相談できる環境を整えています。

小規模企業でも対応可能ですか?

はい、従業員10名以下の企業様も多数ご支援しています。規模に応じた最適なソリューションをご提案し、段階的に進めることで負担を最小化します。

補助金は使えますか?

IT導入補助金、ものづくり補助金など、各種補助金の申請支援も可能です。最大で導入費用の3/4が補助されるケースもあります。お気軽にご相談ください。

遠方でも対応可能ですか?

全国対応可能です。オンラインでの打ち合わせを基本としつつ、必要に応じて現地訪問も実施します。地理的な制約なく、質の高い支援を提供します。

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株式会社Gronが、貴社の成長を全力でサポートします。

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fa-search”> 現状把握と課題の可視化

現場ヒアリングとデータ分析により、業務フローを徹底的に可視化。定量・定性の両面から課題を特定します。具体的には、業務棚卸し、プロセスマイニング、タイムトラッキングなどの手法を活用し、「ムダ・ムリ・ムラ」を明確にします。

業務フローチャートの作成
作業時間の実測と分析
ボトルネックの特定
従業員アンケートとヒアリング